ISO 9001 : 5 choses à savoir sur la notion de connaissance organisationnelle
L’ISO 9001, dans sa version 2015, introduit la notion de connaissance organisationnelle. Donc, c’est une nouvelle exigence à satisfaire pour prétendre à la certification. Et mettre en place une démarche QSE.
Avant d’aborder les 5 points en question, voici un résumé des exigences sur la gestion des connaissances selon l’ISO 9001.
Connaissance organisationnelle : Exigences
La norme ISO 9001, à travers le chapitre 7.1.6, détermine les exigences applicables à la gestion des connaissances organisationnelles.
En voici un résumé :
- Vous devez déterminer les connaissances nécessaires à la mise en œuvre de vos processus. Et à l’obtention de la conformité de vos produits et services,
- Vous n’avez pas d’obligation de rédiger un document,
- Vos connaissances déterminées doivent être tenues à jour et mises à disposition autant que nécessaire.
1- La maîtrise des connaissances, quel champ d’action ?
Il n’est pas nécessaire de vous focaliser sur chaque personne. Mais bien sur vos processus.
Quelles connaissances est-il nécessaire de conserver dans l’entreprise pour que vos processus fonctionnent correctement ?
Donc le point focal est bien le processus. Et non les personnes.
2- La différence entre compétence et connaissance
La détermination des connaissances n’est pas l’affaire des RH (ou des personnes chargées de la gestion des compétences). Contrairement à la gestion des compétences.
En effet, la compétence est la capacité à mettre en application des connaissances acquises par les formations ou expériences.
Et la connaissance, c’est le savoir en quelque sorte. Voici quelques exemples :
- connaître la réglementation applicable et ses évolutions,
- savoir comment utiliser une machine particulière,
- appréhender certaines règles ou façons de faire spécifiques à un secteur d’activité,
- et connaître les erreurs commises et les réussites sur des projets passés, etc.
3- L’audit et la gestion des connaissances organisationnelles
En audit, vous pouvez être interrogé sur les connaissances, quelque soit votre processus. Voici les questions les plus courantes :
- Quelles connaissances devez-vous maintenir pour que votre processus continue d’être efficace ?
- Comment sont-elles actualisées ?
4- La gestion des connaissances dans votre système qualité
Il est important de définir, pour chaque connaissance organisationnelle « clé » :
- qui la détient,
- comment on l’actualise,
- comment on la partage,
- et enfin à qui on la partage.
En effet, cela permet de s’assurer que l’on met tout en œuvre pour les conserver. Et si un·e salarié·e détenant une connaissance clé quitte l’entreprise, il est important de préparer la transmission.
Pour conclure, on ne se demande pas quelles sont les connaissances que chaque personne détient dans l’entreprise. Mais plutôt quelles connaissances il est nécessaire de :
- conserver,
- gérer,
- et maîtriser.
Et ensuite qui les détient.
C’est assez différent comme approche.
5- Les outils de gestion des connaissances en entreprise
Voici quelques exemples d’outils pour démontrer la maîtrise des connaissances organisationnelles :
- Le RETEX sur des projets par exemple,
- Les documents : et oui, ça sert à ça les informations documentées,
- Le Wiki interne à l’entreprise ou une FAQ,
- La veille concurrentielle | sectorielle | réglementaire, …
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