La revue de Direction : quelles obligations ?
La revue de direction serait vue pour certain.e.s comme une simple réunion. En effet, mais pas seulement. Elle en est une étape, mais s’inscrit dans un ensemble d’activités que je détaille ci-après.
Qu’est ce qu’une revue de Direction ?
La revue de Direction est un examen du système de management. En fait, c’est un bilan de la période écoulée. Pour faire le point sur les performances de l’organisme, du système QSE.
Cet examen est une exigence des normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001. Au chapitre 9.3 pour être précis. A savoir que le chapitre 9 représente la phase Check du PDCA, c’est-à-dire la phase de vérification, d’évaluation des performances.
C’est une étape clé dans la mise en place d’un système QSE.
Aussi, il n’y a aucune fréquence exigée. Mais dans la plupart des entreprises, la revue de Direction est réalisée une fois par an. Et même deux fois par an chez les plus téméraires !
Les thématiques abordées
Elles varient en fonction de chaque norme. Mais voici celles que l’on retrouve dans les trois (QSE) :
- L’état d’avancement des actions issues des revues de direction précédentes,
- Les modifications des enjeux internes et externes,
- Et le niveau de réalisation des objectifs,
- Les informations sur la performance, y compris les tendances concernant les non conformités, les actions correctives, les résultats de la mesure, des audits, …,
- Aussi, l’adéquation des ressources,
- Les communications pertinentes des parties intéressées,
- Enfin, les opportunités d’amélioration.
Cela signifie que vous devez être en mesure de démontrer que des analyses ont été faites sur l’ensemble de ces données.
La visualisation de la revue de Direction ISO
Voici un schéma représentant les différentes phases de la revue de Direction :
Aussi, les phases de recensement des données, d’échanges avec les pilotes sont les plus chronophages !
Voici, ci-dessous, le détail de chacune de ces étapes.
Alors, combien de temps dure une revue de direction ? Plusieurs semaines je dirais.
Les étapes détaillées de la revue de Direction
1- Recenser les données
La première étape consiste à recenser les données nécessaires à la réalisation de votre revue. Il peut s’agir de l’état d’ avancement des actions, les modifications de contexte, la satisfaction de nos clients, les éventuels non conformités, les précédents résultats d’audits, etc.
Et pour cela, vous vous appuyer sur tous les outils de l’amélioration continue mis en place :
- La base des actions d’amélioration,
- Les rapports d’audit et les actions associées,
- Les tableaux de bord de vos processus,
- La base des non conformités,
- etc.
Donc, en rassemblant toutes ces données, vous êtes en mesure de faire une photographie de votre système de management. Et vous préparer pour la phase suivante : l’entretien avec les pilotes de processus.
2- S'entretenir avec chaque pilote de processus
Il est ici question de faire un bilan, autrement dit une revue de processus : indicateurs, actions en cours, projets à venir, risques et opportunités (pourquoi pas ?), adéquation et besoins en ressources, etc.
Et quand je dis « s’entretenir », cela peut se faire de plusieurs façons complémentaires : échanges informels, mails, travail collaboratif sur un document partagé, une réunion.
A l’issue de chaque entretien, vous serez en mesure d’avoir une vision synthétique des performances du processus. D’ailleurs, pourquoi ne pas aller jusqu’à leur attribuer une note, un pourcentage de performance ? En effet, c’est une bonne pratique de plus en plus répandue. Et celà permet d’avoir une vision très simple de l’état de chaque processus.
D’ailleurs, il est important de ne pas confondre processus et service !
Enfin, vous pouvez même créer une grille d’évaluation de la maturité de vos processus.
Votre processus :
- Atteint ses cibles ?
- Et solde ses actions efficacement et dans les délais ?
- Traite correctement ses non conformités ?
- Ou bien encore, a-t-il les ressources suffisantes ?
- etc.
3- Présenter : mener la réunion de Direction
Vous pouvez maintenant présenter les travaux réalisés avec les pilotes à la Direction. Et c’est souvent là qu’intervient la réunion de Direction. Que l’on appelle souvent, pour simplifier le langage, la « Revue de Direction » !
Mais attention ! La réunion n’est pas obligatoire. Ce n’est pas une exigence explicite des normes QSE.
Et si vous choisissez d’organiser une réunion, vous pouvez respecter ces quelques règles simples :
- Privilégiez une durée inférieure à 2h. Et c’est le grand maximum. L’idéal serait 1h à 1h30. En effet, au delà, vous risquez de perdre l’attention des participant.e.s,
- Aussi, créez une présentation claire et synthétique. Avec un contenu attrayant. Et à l’image de votre société,
- Enfin, faites participer les pilotes et la Direction. Ça ne s’appelle pas la revue de Direction pour rien. Et si c’est le responsable QSE qui fait tout, vous n’avez plus qu’à l’appeler “revue du responsable QSE”.
4- Formaliser le compte rendu de la réunion de Direction
Comment faire un compte rendu de revue de direction ?
Et là aussi, plusieurs écoles :
- Compte-rendu complet, reprenant l’ensemble des analyses faites aux phases 1, 2 et 3,
- Ou bien un compte-rendu simplifié ne reprenant que ce qu’il est nécessaire de documenter selon les normes QSE. C’est-à-dire, les données de sortie, le minimum exigé !
5- Engager l’amélioration
Il ne vous reste plus qu’à intégrer les décisions prises dans votre plan d’amélioration continue. Seulement celles qui nécessitent la mise en œuvre d’actions.
Donc vous l’aurez compris, la revue de Direction n’est pas qu’une simple réunion, mais bel et bien un examen, qui nécessite d’être maîtrisé par l’ensemble des acteurs intervenant aux différentes phases.
La digitalisation de la revue de Direction
Vous risquez de perdre du temps pour compiler les données. En effet, c’est un travail assez lourd qui demande de l’organisation.
Mais avez-vous pensé à automatiser tout cela ?
La méthode classique peut consister à créer des liens de vos tableaux Excel vers votre présentation PPT. Et cela pour que les données s’actualisent en temps réel.
Aujourd’hui, il existe même des outils qui consolident automatiquement le compte-rendu de revue de Direction en un clic. Ensuite, vous n’avez plus qu’à y apporter des commentaires.
Alors, la revue de Direction : exercice simple ou difficile ?
Envie d’apporter de la simplicité et de l’agilité à votre système QSE ?